Organizzare un evento significa, a un certo punto, dire un numero a qualcuno: al ristorante, al catering, a chi affitta le sedie. Quel numero arriva dalle conferme, e le conferme arrivano solo se le chiedi bene. Questa pagina spiega quando chiederle, che cosa domandare, e come raccoglierle senza finire a contare i messaggi in tre chat diverse.
Che cosa vuol dire RSVP
R.S.V.P. è l’abbreviazione francese di répondez s’il vous plaît: «rispondete, per favore». Sugli inviti si scrive da più di un secolo, di solito accompagnata da un recapito e da una data.
Da sola non serve a niente. Perché funzioni deve dire a chi rispondere, come e entro quando. Un invito che porta solo la sigla ottiene le stesse risposte di un invito che non la porta.
Entro quando chiedere la conferma
La data limite non si sceglie a sentimento: si sceglie partendo dalla scadenza vera, cioè da quando devi dare i numeri a qualcun altro. La regola è semplice: chiedi le conferme una settimana prima del giorno in cui ti servono.
| Evento | Chiedi la conferma entro |
|---|---|
| Matrimonio con catering | 3-4 settimane prima del giorno |
| Festa di diciottesimo in locale | 2 settimane prima |
| Festa di compleanno in casa | 1 settimana prima |
| Festa di bambini | 4-5 giorni prima |
| Cena al ristorante | quando il ristorante vuole i numeri, meno tre giorni |
Chiedi al locale entro quando vuole il numero definitivo: quasi sempre è più tardi di quanto pensi, e una scadenza troppo anticipata fa rispondere «non lo so ancora», che è la risposta peggiore di tutte.
Se non sai ancora quando mandare l’invito, comincia da quando mandare gli inviti: la scadenza delle conferme va calcolata insieme alla data d’invio, non dopo.
Che cosa chiedere (e che cosa no)
Chiedi il minimo che ti serve per organizzare. Ogni campo in più abbassa il numero di risposte e ti lascia in mano informazioni di cui non sai che fare.
Serve quasi sempre:
- il nome di chi risponde, scritto come lo scrive lui;
- se viene o no — anche il no è un’informazione, e vale quanto il sì;
- chi viene con lui, per nome, se hai invitato coppie o famiglie. Le persone sono il numero con cui si prenota un ristorante, e non coincide con il numero delle risposte; i nomi ti servono per i tavoli, e una spunta «bambino» per il menù.
Serve a volte:
- le esigenze alimentari, ma solo se a tavola ti servono davvero. Chiedile con un campo libero e facoltativo («scrivi se hai qualche esigenza alimentare particolare»), non con un elenco di allergie da spuntare: una lista trasforma una cortesia in un questionario sanitario. Quando l’evento è passato, cancella quella colonna.
Non serve quasi mai: l’età, l’indirizzo, il numero di telefono di chi già hai in rubrica, o la richiesta di creare un account per rispondere. Un account prima di una risposta è il modo più veloce per non ricevere la risposta.
I tre modi di raccogliere le risposte
1. Le chat
È quello che fanno quasi tutti, ed è gratis. Funziona fino a una ventina di invitati; oltre, il conto lo fai a mano scorrendo indietro nelle conversazioni, i «forse» restano appesi e le risposte arrivano in tre posti diversi — chat singole, gruppo, storie.
Come renderlo sopportabile: tieni un foglio con una riga per invitato e aggiornalo ogni sera, invece di ricostruire tutto alla fine.
2. Un modulo online
Un modulo gratuito raccoglie le risposte in una tabella e il conto lo fa da solo. In cambio: l’ospite esce dall’invito per andare su un altro sito, la pagina non somiglia al tuo evento, e i dati stanno in un servizio che decidi tu di quanto fidarti.
3. La conferma dentro l’invito
L’ospite apre l’invito, tocca un bottone, scrive il nome e ha finito: non cambia pagina, non installa niente, non si registra. Tu hai un elenco solo, già contato. È il modo con la percentuale di risposta più alta, perché toglie tutti i passaggi in mezzo.
Le frasi per chiedere la conferma
Nell’invito
- «Fammi sapere entro il [data] se ci sei: devo dare i numeri al locale.»
- «Vi chiediamo di confermare la presenza entro il [data], anche in caso di assenza.»
- «Confermi qui sotto? Bastano dieci secondi.»
- «Rispondi entro il [data]: dopo quella data chiudo i numeri.»
Il promemoria, una settimana prima della scadenza
- «Piccolo promemoria: le conferme si chiudono [data]. Se non hai ancora risposto, fallo quando puoi.»
- «Manca una settimana alla scadenza per le conferme. Se sei indeciso, dimmi anche solo un forse: mi serve per la sala.»
A chi non ha risposto, il giorno dopo la scadenza
- «Ciao [Nome], sto chiudendo i numeri per [evento]: ci sei? Anche un no va benissimo.»
Un solo sollecito, scritto a chi manca e non al gruppo. Il messaggio al gruppo lo leggono soprattutto quelli che hanno già risposto.
Quando le conferme si chiudono
Due cose sono utili e vengono spesso dimenticate:
- una data di chiusura scritta, così nessuno risponde tre giorni prima della festa quando i posti sono già assegnati;
- la possibilità di chiudere prima, quando i posti finiscono. «Abbiamo esaurito i posti» detto in tempo è meglio di un sì che poi devi ritirare.
Come funziona su Invitissimo
Un modo solo, ed è dentro l’invito.
Con le conferme dentro l’invito — l’invito con RSVP, 59 €. L’ospite risponde senza uscire dall’invito e senza registrarsi; tu hai un pannello con i conti in cima: quanti sì, quanti no, e le persone in tutto. Ci sono la scadenza che decidi tu, l’interruttore per sospendere le conferme quando i posti finiscono, i doppioni segnalati e appaiati, e l’elenco da scaricare in un file per il ristorante. Il campo delle esigenze alimentari lo accendi solo se ti serve.
Con l’invito base — 29 € — dentro l’invito non c’è niente da compilare: le risposte ti arrivano dove hai mandato il link, nella chat o a voce, e il conto lo tieni tu. Per una festa piccola basta, ed è come si è sempre fatto.
Due cose che facciamo per scelta: dentro l’invito le risposte non si vedono mai — né quante né di chi: chi organizza sa, gli ospiti no —, e i dati si cancellano da soli dopo l’evento, prima le esigenze alimentari e poi il resto. Che cosa vede l’ospite quando risponde è scritto in chiaro nella pagina che cosa succede ai tuoi dati.
Entrambi i modi si pagano una volta sola, per evento, con ospiti illimitati: i prezzi, oppure comincia a comporre e decidi dopo.
Domande frequenti
Che cosa significa RSVP su un invito? È l’abbreviazione francese di répondez s’il vous plaît, «rispondete per favore». Indica che chi organizza aspetta una risposta, e va sempre accompagnata da un recapito e da una data entro cui rispondere.
Entro quando bisogna confermare la presenza? La regola è chiedere le conferme una settimana prima del giorno in cui devi dare i numeri a chi cucina o prepara la sala: in pratica 3-4 settimane prima per un matrimonio con catering, due settimane per una festa in un locale, una settimana per una festa in casa.
Come si chiede la conferma senza sembrare insistenti? Con una data scritta nell’invito, un solo promemoria una settimana prima, e un messaggio privato a chi non ha risposto il giorno dopo la scadenza. Dire che anche un no è una risposta utile fa rispondere le persone indecise, che sono quelle che di solito restano in silenzio.